Datenschutzinformation

-Informationspflicht gemäß Artikel 13 EU DSGVO-

zur Erhebung von personenbezogenen Daten

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer Daten und die Daten Ihrer Kinder für die Aufnahme und Betreuung in einer kommunalen Kindertageseinrichtungen der Samtgemeinde Land Hadeln geben.

1. Angaben zu den Verantwortlichen nach Art. 30 Abs. 1 lit. a der DSGVO

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Samtgemeinde Land Hadeln Samtgemeindebürgermeister Frank Thielebeule Marktstraße 21 21762 Otterndorf Tel. 04751 919 00 zentrale@land.hadeln.de

Angabe zur Person des Datenschutzbeauftragten

Für die Wahrnehmung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten nutzen wir den Service eines externen IT-Dienstleisters. Hierfür haben wir ein separates E-Mail-Postfach eingerichtet. Dort eingehende E-Mails werden automatisch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten, der bei dem o.g. IT-Dienstleister beschäftigt ist, weitergeleitet. Bei uns eingehende Briefpost wird von uns ebenso ungeöffnet an ihn weitergeleitet. Der Behördliche Datenschutzbeauftragte nach §37 Abs. 1 DSGVO ist erreichbar unter: Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Samtgemeinde Land Hadeln Marktstraße 21 21762 Otterndorf datenschutz@land.hadeln.de

2. Zweck der Verarbeitung nach Art. 30 Abs. 1 lit. b der DSGVO

Die Daten werden zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrages nach dem Kindertagesbetreuungsgesetz KiTaG und dem Sozialgesetzbuch verarbeitet. Hinzukommen:

· Verwaltung und Abrechnung von Kindergartenplätzen (gem. § 6 KindergartenG und § 11, 13 Kommunalabgabengesetz)

· Erstellung von Auswertungen und Statistiken (gem. StatG)

· Abschließen eines Betreuungsvertrages mit Einverständniserklärungen und Einwilligungen

· Bedarfsplanung, ggf. mit Einbezug der Daten des Einwohnerwesens

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. e der DSGVO in Verbindung mit dem Kindergartengesetz und dem Kommunalabgabengesetz.

Personenbezogene Daten, die zu einem bestimmten Zweck erhoben wurden, dürfen nicht einfach für andere Zwecke weiterverwendet werden. Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen, Behörden und Unternehmen offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis oder wenn Sie eingewilligt haben.

3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und die Kategorie der personenbezogenen Daten nach Art. 30 Abs. 1 lit. c der DSGVO

Es werden personenbezogene Daten verarbeitet, welche im Rahmen der Erfüllung des gesetzlichen Sozialauftrages von uns benötigt werden.

Aufnahmebogen:
Daten der Kinder:
Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit (freiwillige Angabe), Aufnahmedatum, Tetanusimpfung, Name, Anschrift und Telefonnummer des Hausarztes, Name der Krankenkasse (für Notfälle), Geschwisterkinder, Besonderheiten (überstandene Krankheiten, sonstige Krankheiten, Auffälligkeiten, Allergien, Impfungen)
Angaben der Sorgeberechtigten:
Name, Vorname, Anschrift, Berufstätigkeit, Telefonnummer (mobil, dienstlich oder privat)

Aufnahmevertrag:
Daten der Kinder:
Name, Vorname, Geburtsdatum, Aufnahmedatum, Betreuungsform

Anlagen:

· Bescheinigung über die ärztliche Untersuchung und die ärztliche Impfberatung
Daten der Kinder: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Untersuchungsdatum,

· Einzugsermächtigung Kindergartenentgelt und bei Bedarf Mittagessen
Daten der Kinder: Name, Vorname, Geburtsdatum

Angaben der Sorgeberechtigten: Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, Email, Bankdaten

· Elternbeitragsberechnung anhand der Anzahl der Geschwisterkinder
Angaben der Sorgeberechtigten: Name, Vorname, Anschrift, Geschwisterkinder

· Übertragung der Abholberechtigung auf andere Personen, Kontaktdaten für den Notfall (Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer)

· Einverständniserklärung: Kind geht alleine nach Hause
Daten der Kinder: Name, Vorname, Geburtsdatum

· Einverständniserklärung zur Teilnahme an Ausflügen
Daten der Kinder: Name, Vorname, Geburtsdatum

· Erklärung zum Bundesseuchengesetzt
Daten der Kinder: Name, Vorname, Geburtsdatum

· Einwilligung Foto- und Videoaufnahmen der Kinder für

o Die Bildungsdokumentation und Beobachtung

o Die interne Veröffentlichung in der Kindertageseinrichtung (Aushänge, Präsentation bei Elternabenden, Geburtstagskalender)

o Die Veröffentlichung in Druckmedien (Amtsblatt, Tageszeitungen)

o Die Veröffentlichung im Internet durch die Druckmedien

Diese Einwilligung kann jederzeit ganz oder teilweise widerrufen werden.

Bildungsdokumentation:

Bildungsdokumentation (Fotos, Lerngeschichten, Steckbriefe, Zeichnungen des Kindes) werden den Sorgeberechtigten bei Verlassen der Kindertageseinrichtung ausgehändigt.

Wenn in seltenen Fällen Auskünfte bei Dritten eingeholt oder an Dritte gegeben werden müssen, geschieht dies nur bei Vorlage einer Einverständniserklärung mit Schweigerechtsentbindung.

4. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden nach Art. 30 Abs. 2 lit. d der DSGVO

· Gesundheitsamt bzw. der/die vom Gesundheitsamt zur Durchführung der Zahnprophylaxe beauftragte Zahnarzt/Zahnärztin gem. § 21 Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (Gesetzliche Krankenversicherung)

· Gesundheitsamt für die Meldung über die nicht nachgewiesene Impfbelehrung gem. § 34 Abs. 10 a Infektionsschutzgesetz (IfSG)

· Daten werden direkt an die Kindertageseinrichtungen übermittelt.

· Fachbereich 1 „Zentrale Dienste“ der Samtgemeinde Land Hadeln für vertragliche Angelegenheiten

· Fachbereich 5 „Finanzen“ der Samtgemeinde Land Hadeln zur Erhebung der Gebühren

· Beschäftigte der kommunalen Kindertageseinrichtung der Samtgemeinde Land Hadeln

· Im Schadensfall: Unfallkasse Niedersachsen

5. Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation nach Art. 30 Abs. 1 S.2 lit. e der DSGVO

Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland statt. Eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.

6. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien nach Art. 30 Abs. 1 S.2 lit. f der DSGVO

Personenbezogene Daten werden solange gespeichert, wie sie für die Betreuung und Förderung in der Kindertageseinrichtung erforderlich sind. Die Daten der in den Kindertageseinrichtungen betreuten Kinder werden 2 Jahre nach Austritt aus der Kindertageseinrichtung gelöscht.

Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten aus der Gebühren- und Entgeltabrechnung für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – in der Regel 10 Jahre – nach § 147 AO und § 41 Abs. 2 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung (KomHKVO) gespeichert. Die Dauer kann sich infolge noch anhängender Verwaltungs-, Rechtsbehelfs- und Ordnungswidrigkeitsverfahren entsprechend verlängern. Längere Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) gelten auch

· wenn dies im Rahmen der Dokumentationspflicht erforderlich ist

· für Betreuungsverträge und die Einverständniserklärungen

Das Portfolio wird bei Austritt aus der Kindertageseinrichtung ausgehändigt.

Die Vorbereitungen für die Entwicklungsgespräche mit den Sorgeberechtigten werden 1 Jahr aufbewahrt und danach vernichtet.

7. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 30 Abs. 1 S.2 lit. g der DSGVO

Verschließbarer Schrank

· Für die Kinderakten (Betreuungsvertrag mit Einverständniserklärungen und Einwilligungen, ggf. Kopie des U-Heft und es Impfausweis, weitere amtliche Unterlagen in Bezug auf das Wohl des Kindes, Fragebogen des Aufnahmegesprächs, Notfallmedikation und Allergien (ärztliche Angaben), Beobachtungsbögen

IT-Sicherheitskonzept
Technische und organisatorische Maßnahmen des IT-Sicherungskonzeptes sind:

· Aktueller Virenscanner ist installiert.

· Alle Endgeräte sind passwortgeschützt.

· Zugangsberechtigungen für die unterschiedlichen Verarbeitungstätigkeiten sind eingerichtet.

· Automatische Updates im Betriebssystem sind aktiviert.

8. Betroffenenrechte

Aufgrund der Verarbeitung personenbezogener Daten entstehen Ihnen besondere Rechte, auf die wir Sie an dieser Stelle hinweisen möchten:

· Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO:
Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, wie Ihre betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

· Berichtigung/Löschung/Einschränkung der Verarbeitung, Art. 16 ff DSGVO:
Des Weiteren haben Sie das Recht zu verlangen, dass Ihre betreffende unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigt werden (Recht auf Berichtigung); Ihre betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden (Recht auf Löschung) und die Verarbeitung eingeschränkt wird (Recht auf Einschränken der Verarbeitung).

· Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO:
Sie haben das Recht, Ihre betreffende personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

· Beschwerderecht, Art. 77 DSGVO:
Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich in diesem Fall an:
Landesdatenschutzbeauftragter für den Datenschutz und Informationsfreiheit Niedersachsen
Hausanschrift: Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Postanschrift: Postfach 221, 30002 Hannover
Telefonzentrale: +49 511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

9. Verpflichtung, Daten bereitzustellen, Folgen bei Verweigerung

Im Rahmen eines Aufnahmeantrages und des Betreuungsvertrages müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Betreuungsvertrag mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Angaben eines Aufnahmevertrages nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Betreuungsvertrag zustande kommt und das Kind kann nicht in einer städtischen Kindertageseinrichtung der Stadt Neuenbürg aufgenommen werden.